Êtes-vous conforme à l'obligation UBO ?

Entreprendre et réussir Travail optimal Entreprise en pleine croissance – 21 juin 2022

Dans les sociétés et les ASBL, les fondations ou les trusts, il n'est pas toujours facile de savoir qui est réellement responsable. C'est pourquoi le gouvernement a créé l'obligation UBO - UBO signifie « Ultimate Beneficial Owner » ou « bénéficiaire effectif ». Ceci afin de déterminer les personnes détenant réellement le pouvoir, lesquelles doivent ensuite être enregistrés dans le registre UBO. Il y a donc non seulement une obligation de déclaration mais aussi d'enregistrement. Ceux qui ne respectent pas cette obligation sont passibles d'une lourde amende.

Qui sont les bénéficiaires effectifs d'une entreprise, et comment les déterminer ?

obligation UBO
Évitez une amende en mettant en ordre à temps votre obligation UBO et demandez conseil à votre notaire, comptable ou consultant fiscal.

UBO signifie « Ultimate Beneficial Owners » ou bénéficiaires effectifs : les personnes physiques possédant, directement ou indirectement, un pourcentage suffisant de droits de vote ou une participation suffisante dans le capital de la société. La présence de plusieurs couches ou de participations croisées, comme des sociétés-mères et filiales, peut compliquer l'identification des UBO.

Les pouvoirs publics ont fixé les critères suivants pour déterminer qui sont les bénéficiaires effectifs:

  • les personnes physiques détenant plus de 25 % des droits de vote, des actions ou du capital de la société ;
  • les personnes physiques exerçant le contrôle de cette société par d'autres moyens, par exemple en ayant le pouvoir de nommer une majorité des administrateurs, ou en raison d'une disposition statutaire ou contractuelle ;
  • si aucun des deux critères n'est d'application, et qu'aucune personne ne peut être désignée : il s'agit du personnel dirigeant.

Obligation de notification des UBO

L'obligation de notification des UBO s'applique aux sociétés ainsi qu'aux ASBL, fondations et trusts. En outre, l'obligation se compose de deux parties. L'enregistrement des UBO proprement dits ne suffit pas. Des documents justificatifs doivent être joints, qui prouvent que les informations sont correctes et actuelles.

Il peut s'agir par exemple de registres d'actionnaires, d'actes notariés, etc. En cas de changement, il convient de directement l'enregistrer. Les données doivent en outre être actualisées chaque année.

Quiconque ne respecte pas l'obligation de notification des UBO s'expose à une amende. Vous avez donc tout intérêt à ce que tout soit en ordre pour votre entreprise. En cas de doute, posez la question à votre notaire, expert-comptable ou consultant fiscal.

Si, en tant qu'entreprise, vous êtes enregistrée sur eStox, un registre de titres numériques sécurisé, vous êtes automatiquement en ordre. Ceux qui s'enregistrent via eStox ne doivent en outre plus fournir de documents justificatifs supplémentaires.

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Obligation de notification à la banque

Vous êtes en outre également tenu(e) de déclarer les UBO à toutes les banques belges auprès desquelles vous êtes client(e).

Les banques sont à leur tour tenues de vérifier ces informations. En cas de non-conformité par rapport au registre UBO des pouvoirs publics, elles doivent en faire part à l'instance publique.

Vous n'avez pas encore déclaré vos UBO à votre banque ou des changements sont intervenus ? Contactez votre agent bancaire. Il vous demandera de compléter une « Déclaration bénéficiaires effectifs » et de l'étayer à l'aide des documents suivants :

  • copie signée du registre des actionnaires ;
  • copie signée des comptes rendus des deux dernières assemblées des actionnaires ;
  • extrait du registre UBO.

Cette Déclaration bénéficiaires effectifs est valable pendant 5 ans. Après 5 ans, elle doit être renouvelée, même si aucun changement n'est intervenu.

Pas encore ou plus en règle avec cette obligation légale ?

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