Déclaration relative à l’identité des bénéficiaires

Déclaration relative à l’identité des bénéficiaires

Introduction
La loi sur la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme impose aux banques ou aux assureurs vie d’identifier les bénéficiaires effectifs de leurs clients, en particulier lorsque ces clients sont des sociétés ou d'autres constructions juridiques, avec ou sans personnalité juridique, qui gèrent ou distribuent des fonds.

Ces organismes doivent de leur côté communiquer l'identité de leurs bénéficiaires effectifs à la banque ou à l'assurance vie, tant à l'entame de la relation client que lors d’un changement ultérieur de bénéficiaires effectifs.
          
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Définition: pourquoi et comment ?
Un des principes de base des directives européennes et des lois nationales en la matière contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme est le "connaissez-vos-clients". Ce principe implique e.a. que la banque vie doit obligatoirement pouvoir identifier totalement ses clients. Si le client est une personne physique, cela se fait évidemment à l'aide de la carte d'identité. En cas d’organisations, c'est plus compliqué: il faut alors identifier lesdits ‘bénéficiaires effectifs’. Il s'agit des personnes physiques pour lesquelles les transactions sont finalement réalisées. Il peut s'agir par exemple des propriétaires, ou des administrateurs, en passant ou non par des sociétés intermédiaires.

L'obligation d'identifier s'applique aux nouveaux clients, mais aussi à tous les clients existants (donc ceux qui étaient déjà clients avant l'entrée en vigueur de la loi et qui n'ont donc pas encore complété la nouvelle déclaration). En outre, l'obligation s'applique à toutes les banques où le client est enregistré.

La définition de bénéficiaire effectif diffère selon le type d'organisation (société, asbl, fondation, association de fait,…). Vous trouverez tous les détails sous la rubrique ‘Qui sont les bénéficiaires effectifs?’.

Comment se déroule l'identification?
Pour les nouveaux clients, l'enregistrement du (des) bénéficiaire(s) effectif(s) se fait automatiquement à l'entame de la relation client. Cela se fait sur base d'une déclaration concernant l'identité du(des) bénéficiaire(s) effectif(s) et d'une copie des preuves d’identité. Veillez dès lors à avoir une copie recto-verso des preuves d’identité de tous les bénéficiaires effectifs lorsque vous venez ouvrir un compte.

Aux clients existants n'ayant pas encore remis cette déclaration, il leur sera demandé de le faire en complétant la déclaration via ce site internet, en l'imprimant et en la renvoyant signée.

Quid si la banque ne reçoit pas l’information à temps?
Si la banque n’est pas en possession de la déclaration sur les bénéficiaires effectifs, le législateur l'oblige alors à réagir. Cela peut aller du blocage du compte à la suppression de la relation client.   
Qui sont les bénéficiaires effectifs ?
La loi fait la distinction selon le type d'organisation. La définition de bénéficiaire effectif est expliquée par type ci-dessous.

Les informations détaillées sur qui est considéré comme bénéficiaire effectif et quelles cases vous devez cocher et compléter dans la déclaration se trouvent dans les cases mêmes et/ou dans les annexes faisant partie de cette déclaration.

Comment compléter la ‘déclaration relative à l’identité du (des) bénéficiaire(s) effectif(s) de personnes morales et d’autres constructions juridiques’?
Type d’organisation Qui signe le document? Qui indiquer comme bénéficiaire effectif: actionnaire/bénéficiaire Qui indiquer comme bénéficiaire effectif: le décideur
SPRL/SCRL/SCRI/ SNC, … Le gérant (s’il y a plus d’un gérant, la signature d’un seul gérant suffit). (Aucune distinction n’est faite entre les gérants statutaires et non statutaires) Tous les actionnaires détenteurs de minimum 25% des actions. (Si un actionnaire de minimum 25% n’est pas une personne physique mais une autre société, les bénéficiaires effectifs -personnes physiques au sein de celle-ci doivent être identifiés). Le ou les gérants et/ou administrateurs qui n’ont pas été mentionnés comme actionnaires ou qui détiennent moins de 25% des actions. (Attention: s’il n’y a que des décideurs, compléter également la rubrique 2a)
Association de fait L’un des mandataires Les bénéficiaires de 25% ou plus du patrimoine de l’association. Le groupe de personnes défini in abstracto et dans l’intérêt duquel l’association a été fondée ou exerce ses activités. Les mandataires du compte (min.2) (Attention: s’il n’y a que des décideurs, compléter également la rubrique 2b)
ASBL / AISBL Le mandataire (s’il y a plusieurs mandataires, un seul mandataire suffit.) Les bénéficiaires de 25% ou plus du patrimoine de l’ASBL. Le groupe de personnes défini in abstracto et dans l’intérêt duquel l’ASBL a été fondée ou exerce ses activités. Tous les membres du conseil d’administration: président, secrétaire, trésorier, administrateurs, … (Attention: s’il n’y a que des décideurs, compléter également la rubrique 2b)
SA Représentant fixe / personne(s) responsable(s) de la gestion journalière (administrateur délégué). Si les actionnaires sont connus: Tous les actionnaires qui détiennent au minimum 25% des actions. (Si un actionnaire de minimum 25% n’est pas une personne physique mais une autre société, les bénéficiaires effectifs -personnes physiques au sein de celle-ci doivent être identifiés). Le conseil d’administration au complet (administrateur délégué, président, administrateurs, …) cf. statuts. (Attention: s’il n’y a que des décideurs, compléter également la rubrique 2a)
SCS Commanditaire (=généralement le mandataire du compte) Tous les actionnaires qui détiennent au minimum 25% des actions. Même l’associé commanditaire s’il détient au minimum 25% des actions. (Si un actionnaire de minimum 25% n’est pas une personne physique mais une autre société, les bénéficiaires effectifs -personnes physiques au sein de celle-ci doivent être identifiés). Le ou les gérants qui ne sont pas mentionnés comme actionnaires ou détiennent moins de 25% des actions. Attention: s’il n’y a que des décideurs, compléter également la rubrique 2a)
       - Seules les pages 1 & 2 (éventuellement aussi la page 7) du document doivent être transmises au service Organisations.

       - Ajoutez toujours la(les) copie(s) requise(s) (recto et verso) des documents d’identité de tous les bénéficiaires effectifs.
La déclaration
Téléchargez et complétez ici la déclaration liée à l'identité du(des) bénéficiaire(s) effectif(s) de votre organisation:
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Pour améliorer la lisibilité et éviter les fautes de lecture, il vaut mieux compléter l'attestation dans l'écran et l'imprimer par la suite.
Il suffit de cliquer une fois dans une case pour pouvoir y introduire des données.

Quelles étapes devez-vous suivre?
     • Faites compléter la déclaration par le(s) représentant(s) de l'organisation;
     • Imprimez ensuite la déclaration;
     • Demandez à un représentant de l'organisation de signer la déclaration;
     • Ajoutez la(les) copie(s) requise(s) (recto/verso) des preuves d’identité de tous les bénéficiaires effectifs;
     • Faites parvenir le tout à AXA:            
            pour la déclaration 'banque':
                     - par mail à organisations.bank@axa.be
                     - par fax au 03.247.75.16
                     - par la poste à AXA Bank Belgium SA, service Investissements & Organisations (B42/497), Grotesteenweg 214, 2600 Berchem

Si vous avez des questions sur le complètement de la déclaration, n'hésitez pas à contacter votre agent bancaire AXA.
FAQ
Pourquoi la banque demande-t-elle/il des informations sur les bénéficiaires effectifs?
Depuis la dernière modification de la loi relative à la lutte contre le blanchiment en 2010, la banque/l'assureur vie est obligé(e) d'identifier le(s) bénéficiaire(s) effectif(s) de ses clients. Il s’agit d'une obligation européenne pour toutes les banques européens.

De quelle loi s'agit-il?
     • Loi belge du 11 janvier 1993PDF (pdf, 64 pages), modifiée pour la dernière fois le 18 janvier 2010, relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, et plus particulièrement l'art. 8.
     • L'arrêté royal du 16 mars 2010 pour approbation du règlement de la Commission Bancaire, Financière et des Assurances, relatif à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.
     • La circulaire 2010-09 du 6 avril 2010PDF (pdf, 89 pages) de la Commission Bancaire, Financière et des Assurances, relative à l’obligation de vigilance à l’égard de la clientèle, à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme.

Toutes les personnes qui sont bénéficiaires effectifs de ma société ou une autre construction juridique auprès de la banque sont déjà connues comme mandataires du compte. Dois-je alors encore compléter l'attestation?
Les mandataires du compte ne sont pas nécessairement aussi les bénéficiaires effectifs du client. Il faudra donc toujours remettre la déclaration. C'est le seul moyen pour la banque de savoir s'il s'agit de la même personne.

Nous sommes une asbl et devons communiquer nos bénéficiaires effectifs, mais il n'y en a pas dans une asbl. Que faire?
Le législateur stipule que les bénéficiaires effectifs peuvent être tant les actionnaires que les décideurs. Il va de soi que pour une asbl, ce ne seront pas des actionnaires mais des décideurs. Dans ce cas, il ne faut mentionner que les personnes qui contrôlent l'asbl (président, secrétaire, membres du comité, trésorier, directeurs généraux,…).

Nous sommes une association de fait et devons communiquer nos bénéficiaires effectifs, mais il n'y en a pas dans une association de fait. Que faire?
Une association de faitPDF se caractérise par une situation de fait où plusieurs personnes forment ensemble une association, sans pour autant prendre une forme juridique prévue par la loi. Le législateur stipule que pour les associations de fait, les bénéficiaires effectifs sont les personnes qui contrôlent l'association. Il peut s'agir du président, de membres du comité, etc.

Nous sommes une société de droit étranger, sommes-nous aussi soumis à cette obligation légale?
La loi anti-blanchiment belge s'applique à toutes les banques /les assureurs vie belges et leurs clients. Le fait que vous ayez une forme juridique étrangère ne vous libère pas de l'obligation de publier vos bénéficiaires effectifs.

Ces informations sont-elles demandées uniquement par AXA Banque?
Comme il s'agit ici d'une obligation légale, toutes les banques/les assureurs vie belges sont obligés de réclamer ces informations.

De plus, cette obligation est imposée à la Belgique par une directive européenne. Pas seulement les banques ou les assureurs vie belges, mais aussi les banques ou les assureurs vie des autres pays membres de l'UE sont obligés d'identifier les bénéficiaires effectifs de leurs clients.

En Belgique, un communiqué de presse PDFa été publié par la fédération du secteur financier (Febelfin) expliquant cette mesure.

Que va faire la banque si je ne transmets pas ces informations?
Le législateur nous oblige à réagir lorsque nos clients ne nous communiquent pas leur(s) bénéficiaire(s) effectif(s). Cela peut aller du blocage du compte à la suppression de la relation client, en fonction de la gravité des faits.

Quels documents d'identification dois-je ajouter à la déclaration?
La banque/l'assureur vie doit recevoir une copie d’un document d'identification de tous les bénéficiaires effectifs. Pour les Belges, il s'agit d'une copie du recto-verso de la carte d’identité (électronique) et pour les étrangers d'une copie du passeport international.

Que dois-je faire une fois l’attestation complétée?
Vous pouvez transmettre l'attestation de différentes manières:
     ◦ par poste à AXA Bank Belgium SA, service Investissements & Organisations (B42/497), Grotesteenweg 214, 2600 Berchem
     ◦ par fax au n° 03.247.75.16
     ◦ par mail à organisations.bank@axa.be

Vous pouvez aussi tout simplement la remettre à votre agent bancaire AXA ou courtier d'assurances habituel.

Que fera AXA Banque ou AXA Belgium avec ces données?
La banque/l'assureur vie est légalement obligé(e) de conserver les données jusqu'à 5 ans après l'arrêt de la relation clients. Les données du(des) bénéficiaire(s) effectif(s) ne sont pas communiquées aux tiers, sauf si la banque/l'assureur vie est légalement obligé(e) de communiquer les informations.

Quid lorsque les bénéficiaire effectifs (actionnaires et/ou administrateurs) changent avec les années?
Vous devez informer la banque/l'assureur vie de tout changement qui a une influence sur vos bénéficiaires effectifs. Vous devez vous-même en prendre l'initiative. Un nouvel exemplaire de l'attestation est toujours disponible sur ce site internet ou via votre agent bancaire AXA ou courtier d'assurances.

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