Voldoet u aan de UBO-verplichting?

Succesvol ondernemen Optimaal werken Bedrijf in groei – 21 juni 2022

Bij vennootschappen en vzw’s, stichtingen of trusts is niet altijd even makkelijk te bepalen wie het uiteindelijk voor het zeggen heeft. Daarom heeft de overheid de UBO-verplichting - UBO staat voor ‘Ultimate Beneficial Owner’ of ‘uiteindelijk begunstigde’ - in het leven geroepen. Die moet duidelijkheid scheppen over de uiteindelijke begunstigden, die vervolgens geregistreerd moeten worden in het UBO-register. Er is dus niet alleen een meldings-, maar ook een registratieplicht. Wie zich niet aan de verplichting houdt, krijgt een fikse boete.

Wie zijn de uiteindelijk begunstigden van een onderneming en hoe bepaalt u die?

UBO-verplichting
Vermijd een boete door tijdig uw UBO-verplichting in orde te maken en vraag raad aan uw notaris, boekhouder of belastingconsulent.

UBO staat voor ‘uiteindelijke begunstigden’: personen die rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage hebben van de stemrechten of het eigendomsbelang van de onderneming. Wanneer er meerdere lagen zijn of bij kruisparticipaties, zoals moeder- en dochterondernemingen, kan dat de identificatie van de UBO’s bemoeilijken.

De overheid legde volgende criteria vast om te bepalen wie die uiteindelijk begunstigden dan wel zijn:

  • Natuurlijke personen met meer dan 25% van de stemrechten, aandelen of kapitaal.
  • Natuurlijke personen die op een andere manier de eigenlijke macht binnen een vennootschap hebben, bijvoorbeeld door een meerderheid van de bestuurders te kunnen benoemen, of omwille van een statutaire of contractuele bepaling.
  • Als geen van de twee criteria van toepassing is en er dus geen persoon kan worden aangeduid: het leidinggevend personeel.

UBO-meldingsplicht

De UBO-meldingsplicht geldt zowel voor vennootschappen als vzw’s, stichtingen en trusts. Bovendien bestaat de verplichting uit 2 delen. De registratie van de UBO’s zelf is niet voldoende. Er moeten ook bewijsstukken worden bijgevoegd die aantonen dat de informatie correct en actueel is.

Dat kunnen bijvoorbeeld aandeelhoudersregisters, notariële akten enz. zijn. Als er iets wijzigt, moet dat onmiddellijk worden geregistreerd. De gegevens moeten daarenboven jaarlijks geüpdatet worden.

Wie de UBO-meldingsplicht niet naleeft, mag een fikse boete verwachten. U hebt er dus alle belang bij dat dit voor uw onderneming in orde is. Vraag dit bij twijfel zeker na bij uw notaris, accountant of belastingconsulent.

Bent u als onderneming geregistreerd in het beveiligde digitale effectenregister eStox? Dan bent u automatisch in orde. Wie zich registreert via eStox, moet bovendien geen bijkomende bewijsstukken meer aanleveren.

CTA: Registreer u nu op eStox

Meldingsplicht aan de bank

U bent bovendien ook verplicht om de UBO’s te melden aan alle Belgische banken waar u klant bent. Banken worden op hun beurt verplicht om die gegevens te controleren en als dit niet overeenstemt met wat er gerapporteerd staat in het UBO-register van de overheid, dat aan de bevoegde overheidsinstantie te melden.

Hebt u de UBO’s nog niet gemeld aan uw bank of zijn er wijzigingen gebeurd? Contacteer dan uw bankagent. Die zal u vragen om een Verklaring Uiteindelijke Begunstigde in te vullen en te staven met de volgende documenten:

  • Gedagtekende kopie aandeelhoudersregister;
  • Getekende kopie van de verslagen van de laatste 2 aandeelhoudersvergaderingen;
  • Uittreksel UBO-register.

Deze Verklaring Uiteindelijke Begunstigde is 5 jaar geldig. Na 5 jaar zal deze verklaring vernieuwd moeten worden, ook als er geen wijzigingen zijn gebeurd.

Nog niet of niet meer in orde met deze wettelijke verplichting?

Advies en vragen over onze producten

Vraag het aan uw AXA Bankagent

Meer artikels over dit onderwerp

Elektronisch betalen: niet langer een optie, maar een verplichting!

Elke handelaar moet vanaf 1 juli 2022 voor zijn klanten een mogelijkheid voorzien om elektronisch te betalen. Dat is een wettelijke verplichting, maar het houdt ook voordelen in: klanten betalen immers steeds liever elektronisch, al dan niet contactloos of met hun smartphone. Betalen met cash geld kost u bovendien niet alleen tijd, het houdt ook risico’s in. U hebt meerdere mogelijkheden om elektronische betalingen te ontvangen, u kiest dus zelf welke optie het beste bij uw zaak past.

Lees verder

De free cashflow of vrije kasstroom berekenen

De berekening van de cashflow is de basis van een goede waardering van een bedrijf en een sleutelelement om een lening toe te kennen. Het is immers de cashflow die bepaalt of een onderneming goed draait en of er gelden over zijn om dividenden uit te keren of om leningen terug te betalen. Wilt u zelf de vrije kasstroom kunnen berekenen van uw onderneming? Lees dan zeker verder.

Lees verder

Data security, een reëel risico voor elk bedrijf

Elk bedrijf, klein of groot, verzamelt gegevens van zijn klanten. De beveiliging van deze data is cruciaal voor uw onderneming, maar bij veel bedrijven is net die beveiliging ondermaats, zodat hackers er makkelijk mee aan de haal kunnen gaan. Investeren in dataveiligheid is dan ook een must, want meer en meer kmo’s worden het slachtoffer van cyberaanvallen. Hoe wapent u uw bedrijf tegen datalekken en hoe voorkomt u dat gegevensdiefstal uw business enorme schade toebrengt?

Lees verder

Hoe uw cashflow beheren en kastekorten voorkomen

Voor een goed draaiend bedrijf is de beschikbare hoeveelheid geld cruciaal in het financieel beheer. Maar het kan wel eens gebeuren dat u met een gat zit tussen de dag waarop u medewerkers en leveranciers moet betalen en het ogenblik waarop klanten hun facturen bij u komen vereffenen. De oplossing voor een onevenwicht tussen uitgaven en inkomsten? Cashflow management! 

Lees verder

Terug naar kantoor? Zo zorgt u voor de ideale inrichting!

Verplicht thuiswerken heeft ons aan het denken gezet over wat we van onze werkplek verwachten. Het laat ons ook toe om met een verfrissende blik naar de inrichting van ons kantoor te kijken. Die moet niet alleen comfortabel zijn, maar ook veilig. Verder moet de kantoorinrichting teamgeest en communicatie bevorderen, autonoom werken lukt vaak immers beter van thuis. Voldoet uw inrichting niet aan deze drie vereisten? Dan is het tijd voor een make-over van uw kantoor. Want een mooie en efficiënte winkelinrichting, een volledig uitgerust medisch kabinet of een goed georganiseerd en veilig kantoor komt zowel uw klanten als uw personeel ten goede. Met deze tips zorgt u voor een optimale werkplek.

Lees verder

Uw bankagent helpt u graag