Voldoet u aan de UBO-verplichting?

Succesvol ondernemen Optimaal werken Bedrijf in groei – 21 juni 2022

Bij vennootschappen en vzw’s, stichtingen of trusts is niet altijd even makkelijk te bepalen wie het uiteindelijk voor het zeggen heeft. Daarom heeft de overheid de UBO-verplichting - UBO staat voor ‘Ultimate Beneficial Owner’ of ‘uiteindelijk begunstigde’ - in het leven geroepen. Die moet duidelijkheid scheppen over de uiteindelijke begunstigden, die vervolgens geregistreerd moeten worden in het UBO-register. Er is dus niet alleen een meldings-, maar ook een registratieplicht. Wie zich niet aan de verplichting houdt, krijgt een fikse boete.

Wie zijn de uiteindelijk begunstigden van een onderneming en hoe bepaalt u die?

UBO-verplichting
Vermijd een boete door tijdig uw UBO-verplichting in orde te maken en vraag raad aan uw notaris, boekhouder of belastingconsulent.

UBO staat voor ‘uiteindelijke begunstigden’: personen die rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage hebben van de stemrechten of het eigendomsbelang van de onderneming. Wanneer er meerdere lagen zijn of bij kruisparticipaties, zoals moeder- en dochterondernemingen, kan dat de identificatie van de UBO’s bemoeilijken.

De overheid legde volgende criteria vast om te bepalen wie die uiteindelijk begunstigden dan wel zijn:

  • Natuurlijke personen met meer dan 25% van de stemrechten, aandelen of kapitaal.
  • Natuurlijke personen die op een andere manier de eigenlijke macht binnen een vennootschap hebben, bijvoorbeeld door een meerderheid van de bestuurders te kunnen benoemen, of omwille van een statutaire of contractuele bepaling.
  • Als geen van de twee criteria van toepassing is en er dus geen persoon kan worden aangeduid: het leidinggevend personeel.

UBO-meldingsplicht

De UBO-meldingsplicht geldt zowel voor vennootschappen als vzw’s, stichtingen en trusts. Bovendien bestaat de verplichting uit 2 delen. De registratie van de UBO’s zelf is niet voldoende. Er moeten ook bewijsstukken worden bijgevoegd die aantonen dat de informatie correct en actueel is.

Dat kunnen bijvoorbeeld aandeelhoudersregisters, notariële akten enz. zijn. Als er iets wijzigt, moet dat onmiddellijk worden geregistreerd. De gegevens moeten daarenboven jaarlijks geüpdatet worden.

Wie de UBO-meldingsplicht niet naleeft, mag een fikse boete verwachten. U hebt er dus alle belang bij dat dit voor uw onderneming in orde is. Vraag dit bij twijfel zeker na bij uw notaris, accountant of belastingconsulent.

Bent u als onderneming geregistreerd in het beveiligde digitale effectenregister eStox? Dan bent u automatisch in orde. Wie zich registreert via eStox, moet bovendien geen bijkomende bewijsstukken meer aanleveren.

CTA: Registreer u nu op eStox

Meldingsplicht aan de bank

U bent bovendien ook verplicht om de UBO’s te melden aan alle Belgische banken waar u klant bent. Banken worden op hun beurt verplicht om die gegevens te controleren en als dit niet overeenstemt met wat er gerapporteerd staat in het UBO-register van de overheid, dat aan de bevoegde overheidsinstantie te melden.

Hebt u de UBO’s nog niet gemeld aan uw bank of zijn er wijzigingen gebeurd? Contacteer dan uw bankagent. Die zal u vragen om een Verklaring Uiteindelijke Begunstigde in te vullen en te staven met de volgende documenten:

  • Gedagtekende kopie aandeelhoudersregister;
  • Getekende kopie van de verslagen van de laatste 2 aandeelhoudersvergaderingen;
  • Uittreksel UBO-register.

Deze Verklaring Uiteindelijke Begunstigde is 5 jaar geldig. Na 5 jaar zal deze verklaring vernieuwd moeten worden, ook als er geen wijzigingen zijn gebeurd.

Nog niet of niet meer in orde met deze wettelijke verplichting?

Advies en vragen over onze producten

Vraag het aan uw AXA Bankagent

Meer artikels over dit onderwerp

CARO van Codabox: stuur kredietkaartafschriften automatisch door naar uw accountant

Hoe bezorgt u de afschriften van de kredietkaart van uw zaak aan uw accountant? Stuurt u ze nog altijd gewoon door? Dan hoeft u daar vanaf nu geen tijd meer in te steken, want met CARO van Codabox kunt u uw professionele kredietkaartafschriften vanaf nu automatisch laten doorsturen. Als uw accountant al met CodaBox werkt, kan CARO trouwens in één-twee-drie worden geactiveerd.

Lees verder

Waarom een kredietkaart voor ondernemers gebruiken?

Twijfelt u of u een professionele kredietkaart wil aanschaffen? Voor een beperkte jaarlijkse fee kan u met de meest simpele kredietkaart zoals de Visa4pro uw bedrijfsfinanciën beter managen, uw privé-vermogen beschermen en kan u gerust op reis vertrekken. De kaart wordt maandelijks afgerekend op uw professionele zichtrekening: geen rompslomp om op tijd terug te betalen.

Lees verder

Energiecrisis: steunmaatregel voor professionele klanten

De energiecrisis hakt er niet alleen sterk in bij gezinnen, maar ook bij ondernemers. Waar gezinnen per overheidsmaatregel betalingsuitstel kunnen vragen op hun woonkrediet, is er niets wettelijk voorzien voor ondernemers. AXA Bank kiest ervoor onze huidige klant-ondernemers over de winter te tillen via een uitzonderlijk energie-kaskrediet.

Lees verder

Mogen de belastingen zomaar inzage vragen in mijn privérekeningen?

Als ondernemer krijgt u wel vaker te maken met fiscale controles. Dan mag de fiscus in principe enkel uw beroepsrekeningen inkijken, en dus niet uw privérekeningen. Maar … een vergissing is snel gebeurd. Eén verrichting die beroepshalve op een privérekening wordt gedaan, volstaat om al die rekeningen als beroepsrekeningen te beschouwen. Waardoor de fiscus het recht heeft die te controleren.

Lees verder

Regel vlot uw financiële administratie met Ponto

Steekt u ook veel tijd in bankgegevens importeren of exporteren, facturen betalen en afpunten, betalingen opvolgen en betalingsgegevens verwerken in uw boekhoudsysteem? Wat als u die courante financiële administratieve taken zou automatiseren, zodat u zich meer kunt toeleggen op winstgevende activiteiten of uzelf wat extra vrije tijd kunt gunnen? Dan vraagt u zich wellicht af: hoe pak ik dat aan? Kijk dan zeker eens naar Ponto, een toepassing van Isabel die u heel wat routinezaken uit handen neemt.

Lees verder

Uw bankagent helpt u graag